Le secrétariat joue un rôle significatif aussi bien vers l’extérieur où il est un peu l’image de l’institution, qu’à l’intérieur où il assure une interface indispensable entre l’administration, les professeurs.es et les étudiants.es.
Dans une école comme l’ESCEA/HEG-Vd, la secrétaire était avant tout polyvalente. Elle répondait à la réception et au téléphone, elle rédigeait/dactylographiait des lettres, des rapports, des supports de cours, des PV et des épreuves d’examens, …
… mais encore elle tirait des photocopies, servait le café et lavait la vaisselle… Eh oui ! dans une petite infrastructure, il fallait tout faire !
Parfois, la secrétaire est aussi un intermédiaire, un « tampon » ou encore une confidente. Son rôle est souvent plus important qu’on ne le pense, c’est un rouage nécessaire dans l’organisation d’une école. On doit pouvoir compter sur elle et elle doit pouvoir s’appuyer sur un encadrement fiable.
Le rôle de la secrétaire n’est pas toujours facile :
- le directeur n’est pas là … il faut trouver la formule pour l’excuser
- le professeur.e est en retard … il faut l’annoncer avec tact ou du moins avec le sourire
- l’étudiant.e a un problème … il faut savoir l’écouter
- les documents ne sont pas prêts … il faut improviser.
Comme on le voit, outre les connaissances professionnelles techniques, la secrétaire doit disposer de qualités humaines et sociales. Les situations particulières ne manquent pas et elle doit être à la hauteur pour répondre aux questions, temporiser ou, grâce à une pirouette, faire que tout se passe pour le mieux.
